Slik kan bedrifter unngå digitaliseringens fallgruver – våre seks tips

På Stord står verftet til Aker Solutions midt oppe i store omstillingsprosesser, både med digitalisering og en vridning av virksomheten inn mot nye grønne markeder.

De siste årene har verftet gitt smarttelefoner til alle ansatte. Bedriften har utviklet og tatt i bruk apper som dekker blant annet planlegging/utføring av selve arbeidet og formidling av forbedringsforslag fra samtlige medarbeidere.

I en fersk studie har vi sett inn “bak kulissene” på verftet  – og funnet suksessoppskrifter og snublesteiner innenfor feltet digitalisering som trolig er gyldige i de fleste bransjer.

•    Les også: Blir VR-briller det nye kontoret?

Slik avgjøres effekten

Bedriften er en av de største produksjonsenhetene i norsk verkstedindustri.

Vi har intervjuet folk med ulike roller i den digitale omstillingen ved verftet: toppleder, mellomledere, fagforeningsledere, softwareutviklere, designere og ansatte på gulvet.

Svarene bekrefter resultatene fra tidligere forskning: At måten organisasjoner planlegger og gjennomfører en digitaliseringsprosess på, er helt avgjørende for effektene de får ut av den.

•    Les også: 3D-printing er industrirevolusjonen som uteble – helt til nå

Seksdelt suksessoppskrift for digitalisering

En undersøkelse Sintef la frem i fjor, viser at mange norske industribedrifter sliter med å ta i bruk nye digitale løsninger. Studien vår på Stord dykker videre inn i denne problemstillingen. Selv med god tilrettelegging møtte bedriften uforutsette utfordringer.

Studien på Stord lærte oss mye om hva som kan fremme og hva som kan forkludre digitaliseringsprosesser i arbeidslivet. På bakgrunn av prosjektet har vi publisert en seksdelt suksessoppskrift:

* Bygg kapasitet til å behandle alle forslag fra brukerne. Ved det tradisjonsrike verftet så vi at brukerinvolvering – ifølge læreboka et sentralt suksesskriterium for vellykket digitalisering – kan være krevende å få til i store bedrifter. Under deler av apputviklingen på Stord opplevde verftet nemlig at mengden av innspill fra de ansatte oversteg det organisasjonen var rigget for å håndtere.

Og om bedriften først ikke klarte å gi tilbakemelding, sank de ansattes lyst til å bidra med forslag. Verftet høstet dermed en viktig lærdom: store organisasjoner som vil ha konstruktiv brukermedvirkning i app-prosjekter, må bygge opp kapasitet, både teknisk og organisatorisk, i mottaksapparatet som skal behandle “forslagskassen”.

* Se utvikling og utrulling som en og samme prosess. En vanlig felle å gå i for bedrifter som verftet på Stord, er å gi implementeringsdelen i app-prosjekter for liten oppmerksomhet. Det trenger ikke være intensjonen, men denne delen kan lett få et redusert fokus. Vårt viktigste råd er at utvikling og implementering ikke må ses som to frittstående prosesser, men i sammenheng. Opplæring og støtte for de ansatte under utrulling bør planlegges helt fra start.

* Bygg gjensidig tillit. Bruk eksisterende arenaer eller skap nye for samarbeid og involvering av tillitsvalgte. Vær åpen og ærlig om hensikt og formål med initiativet. Langvarig, godt partssamarbeid, et kjennetegn for verftet på Stord, viste seg å være et fundament for gode og til tider intense diskusjoner, pluss hensiktsmessige refleksjoner og involvering som ga handling og endring i en felles retning. Slike fundament må være på plass før oppstart av digitaliseringsprosesser.

* Visualiser innholdet i appene tidlig. Gir et engasjement som er viktig for videre arbeid. Gjør det også lettere for de ansatte å komme med gode tilbakemeldinger tidlig i prosessen.

* Sats på å forstå brukerperspektivet. Arenaer der brukerne kan kommunisere sine behov og få respons, er en suksessfaktor. Det samme er jevnlig fremvisning av oppdateringer og funksjonstilpasninger av produktet underveis i prosessen. Det må bygges nok endringskapasitet for å håndtere god involvering av brukerne.

* Skap felles læring. La en egen ambassadør for endringene ta imot tilbakemeldinger og bidra med opplæring. Dette bør være en medarbeider som står nær praksisfeltet. Om digitalisering skal gi konkurransefortrinn, må både ansatte og ledere klare å se på digitalisering som et kontinuerlig forbedringsarbeid.

•    Les også: Jobblivet blir verken svart eller rosenrødt av at robotene kommer

Oppdaget paradokser

Vi oppdaget også noen paradokser. Deriblant at mens flere fremhevet viktigheten av å kvitte seg med gamle verktøy raskt når et nytt innføres, så vi at brukerne fikk gjort jobben bedre ved å kjøre to systemer i en periode. De ble mindre sårbare for barnesykdommene i det nye systemet. Samtidig gjorde tryggheten ved det gamle at de torde å prøve det nye.

Oppsummert er det organisasjoner som forstår hvor viktig samspillet er mellom arbeid, menneske, teknologi og organisasjon, pluss samtidig får til gode implementeringsprosesser, som vil klare å gjøre digitalisering til et konkurransefortrinn.

Så enkelt, og så vanskelig, er det.

Innlegget sto første gang i Dagens Næringsliv 26. oktober 2021 og gjengis her med DNs tillatelse.