Digitalisering hjelper stressede helsearbeidere
Etter noen måneders drift på den nye akutte døgnavdelingen ved Aker sykehus var rollene uklare, og sykefraværet høyt. Bevisst bruk av elektronisk informasjonstavle samt struktur og faste oppgaver, hjalp.
OSLO KAD:
Samhandlingsreformen har gitt kommunene krav om å opprette akutte døgnopphold for pasienter og brukere med behov for øyeblikkelig hjelp. I 2014 etablerte derfor Oslo kommune en Kommunal Akutt Døgnenhet (KAD) med et tjuetalls akutte døgnplasser på tidligere Aker sykehus.
FAKTA:
- Alle kommuner har KAD = kommunale akutte døgnplasser, med stor variasjon i antall senger per kommune. Oslo KAD har økt fra 22 til 73 senger over ett år, og er størst i Norge.
- Prosjektet SamKAD (2014-2017), skal ikke bare utvikle organisasjonen ved bruk av digitale løsninger, men dokumentere endringene systematisk gjennom såkalt følgeforskning.
- Et tverrfaglig team av forskere fra SINTEF sammen med KAD og Høgskolen i Oslo og Akershus (HIOA)deltar i dette arbeidet.
- Innovasjonsarbeidet ved KAD utvikles videre i år med digital samhandling med legevakt og akuttmottak på sykehus. Målet er å etablere en helhetlig digital samhandlingsløsning gjennom hele pasientforløpet. En slik løsning kan også være interessant i et internasjonalt marked.
- Prosjektet får støtte fra Regionalt Forskningsfond Hovedstaden.
– En KAD-avdeling er et nytt kommunalt tilbud som kan sammenlignes med den indremedisinske sengeavdelingen på sykehuset. Men vi skal ikke utrede eller diagnostisere, bare behandle ut fra en plan pasientene har med seg fra lege, sier Marit Røed Halvorsen, prosjektleder for FoU-prosjektet SamKAD.
–Men vi var jo en helt ny type organisasjon. Vi manglet referanser på drifts- og måleffekter. Hva skulle vi sammenligne oss med? Og hva slags type IKT kunne gi støtte til arbeidsprosessene de tre dagene pasientene skulle være hos oss?
Siden det var flere spørsmål enn svar, var behovet foret innovasjonsprosjekt tydelig. Parallelt med at avdelingen skulle opp å stå og etter hvert utvides til 73 senger, var det behov for å utvikle tjenestene og ta i bruk teknologi for å nå de ambisiøse driftsmålene for KAD.
Etter en innledende dialog med SINTEF, ble det skrevet søknad til Regionale Forskningsfond Hovedstaden. Denne gikk gjennom, og SamKAD-prosjektet startet opp høsten 2014.
Digitalisering av arbeidsprosesser
SINTEF hadde allerede vært med på innovasjonsprosjekter med elektroniske informasjonstavler for helseinstitusjoner blant annet i Lørenskog, Skien og Bærum. Bedriften Imatis fra Porsgrunn har utviklet tavle-løsningene som skal gi oversikt over pasienter og oppgaver tilknyttet hver pasient, og dermed gi beslutningsstøtte til de ansatte.
Det ble laget en døgnrytmeplan over “en dag på KAD” der roller og aktiviteter ble plassert. I etterkant har avdelingen både endret innhold og bruk av tavleløsningen – og gjort en intern omorganisering tilpasset døgnrytmeplanen. Foto: Oslo KAD.
–Flere kommuner ser muligheter for gevinst med denne type løsninger i pleie og i omsorgstjenestene. Men for å få ut gevinsten må teknologien tilpasses arbeidsprosessene og vice versa. I tillegg må de nye måtene å jobbe på forankres hos alle ansatte, sier Ingrid Svagård i SINTEF.
– Dette krever at behov kartlegges, og at løsninger prøves ut og tilpasses eller videreutvikles. Og ikke minst fordres det en tydelig ledelse.
Senhøsten 2014 startet derfor forskere fra SINTEF med observasjoner og intervjuer av ansatte og pasienter på Oslo KAD.
–Vi måtte inn i avdelingen for å se hvordan roller og organisering hang sammen, og prøve å identifisere noen forbedringspunkter, sier Svagård. –Gevinster tas sjelden ut ved første forsøk. Det var også tilfelle med Oslo KAD
Døgnrytmeplan
Det ble laget en døgnrytmeplan over “en dag på KAD” der roller og aktiviteter ble plassert. I etterkant har avdelingen både endret innhold og bruk av tavleløsningen – og gjort en intern omorganisering tilpasset døgnrytmeplanen. Bruken av de digitale tavlene viste seg å variere avhengig av hvilken rolle man hadde i avdelingen. Flere brukte utstyret lite, mens andre dokumenterte neste alle oppgavene for sine egne pasienter.
Vaktskifter og oppdateringer kunne gå like mye muntlig og gjennom overleveringer av gule lapper enn å bruke en strukturert overlevering gjennom å bruke skjermen aktivt.
I dag har avdelingen jobbet systematisk med oppfølging og opplæring, og ser store forbedringer i bruk og forståelsen av mulighetene i teknologien. De har for eksempel sett at den kan gi innovasjon på nye områder – som i informasjonsflyten mellom KAD og bydelene når pasienter skal skrives ut. Det er nå etablert et pilotprosjekt med samme digitale løsning ut til to bydeler for å bedre pasientforløpet.
Tanken bak en KAD-avdeling er å behandle på “et lavere nivå” enn et sykehus. Pasientene skal ikke i utgangspunktet ikke ligge lengere enn tre døgn. Derfor jobber Oslo KAD målfokusert via døgnrytmeplanen, og har klart å organisere oppgaver og roller innenfor de forventninger som finnes i løpet av oppholdet på tre døgn. Alt blir evaluert og vurdert opp mot den nye døgnrytmeplanen. FOTO: WERNER JUVIK
Tydelig og operativ ledelse
– Det viktigste som innovasjonsprosjektet har bidratt med så langt, er nok omorganiseringen knyttet opp mot en ny, helhetlig døgnrytmeplan. Vi har nå blant annet faste ansatte på faste poster med fokuserte oppgaver isteden for å bruke rulleringer, sier Marit Halvorsen.
–Tanken bak en KAD-avdeling er å behandle på “et lavere nivå” enn et sykehus. Pasientene skal ikke i utgangspunktet ikke ligge lengere enn tre døgn. Derfor jobber vi målfokusert via døgnrytmeplanen, og har klart å organisere oppgaver og roller innenfor de forventninger som finnes i løpet av oppholdet på tre døgn. Alt blir evaluert og vurdert opp mot den nye døgnrytmeplanen.
Hun forteller at avdelingen også arbeider med tydelig og operativ ledelse på alle nivå, og sørger for flyt på de ulike nivåene understøttet av teknologi. –Vi har også stor grad av ansattinvolvering. Dette er enormt krevende, men det hever kvaliteten på tjenestene våre, sier Halvorsen.
