Millionbesparelser med sykepleiere og leger som it-bestillere
Millioner spart og økt trivsel ble resultatet når sykepleiere og leger selv fikk velge teknologiske løsninger som skulle effektivisere arbeidsdagen.
Ofte oppfatter leger og sykepleiere at ny teknologi og organisasjonsendringer innføres
Fakta om SamKAD
Prosjektet SamKAD (Samhandling og oppgavestøtte Kommunal Akutt Døgnenhet) startet i 2014 og ble avsluttet sommeren 2017. Bakgrunnen er at kommuner er lovpålagt å opprette akutte døgnplasser for å avlaste sykehusene, kjent under forkortelsen KAD, innen 2016. Oslo kommune etablerte som en av de første tilbudet i 2013 ved det som tidligere var Aker universitetssykehus, nå Aker helsearena
Prosjektet er gjennomført i regi av Helseetaten Oslo kommune. SINTEF har vært forsknings- og innovasjonspartner og Imatis AS og CSAM Health AS bedriftspartnere. Høgskolen i Oslo og Akershus har vært forskningspartner. SamKAD er et innovasjonsprosjekt i offentlig sektor og er delfinansiert av Regionale forskningsfond Hovedstadsfondet.
Gjennom innovasjon og forskning har prosjektet gitt disse resultatene:
- Bedre arbeidsprosesser i pasientforløpet.
- Bedre kommunikasjon og informasjonsdeling i pasientforløpet.
- Utviklet nye eller endrede former for ledelse.
- Etablert ny organisering av tjenesten og arbeidsprosessene.
- Endrede arbeidsforhold ved at oppgaver løses i nye faser av pasientforløpet.
- Endring i krav til kompetanse.
- Bedre mulighet for evaluering av tjenesten.
– Vi trengte hjelp til å finne en teknisk løsning og gode måter å organisere dette på for å overholde målet om maks tre døgn med innleggelse, sier prosjektleder Marit Røed Halvorsen fra Helseetaten i Oslo kommune. Vi skulle oppfylle ambisiøse mål, og startet med blanke ark.
Kommunen tok kontakt med SINTEF og sammen søkte de om midler til et forsknings- og innovasjonsprosjekt. Prosjektet SamKAD (Samhandling og oppgavestøtte Kommunal Akutt Døgnenhet) startet i 2014.
Forskerne utarbeidet en løsning som involverte brukerne av teknologien. Tre sykepleiere og en lege har jobbet deltid med teknologiløsningen og tilpasninger mot klinisk drift. De har også lært opp andre ansatte.
En mobil arbeidsstasjon gjør all tilgjengelig informasjon om pasienten tilgjengelig for lege og sykepleier under visittrunden. Foto: Marit Røed Halvorsen.
Har spart millioner
Målet med prosjektet var å se på hvordan organisasjon og rutiner kunne bli bedre ved bruk av nye og innovative teknologiske løsninger som bidro til at pasientforløpet kunne bedres.
Brukerundersøkelser viser at både ansatte og pasienter er godt fornøyde med resultatet. Også tallene for driftseffektivitet er positive: Mellom 2014 til 2016 var det en reduksjon på 20 prosent i personalkostnader per pasient på KAD.
– Fra 2015 til 2016 har enheten hatt en effektivitetsforbedring på ca. 3,7 millioner kroner. Denne effektivitetsforbedringen mener vi skyldes den digitale samhandlingsløsningen IMATIS, sammen med organisasjonsendringene. I tillegg kommer også en viss stordriftsfordel og erfaring med drift av KAD, sier SINTEF-forsker Tarald Rohde, som har sett på lønnsomheten i prosjektet. Verdien av bedre pasientsikkerhet og riktigere pasientbehandling kommer i tillegg.
Får informasjon i sanntid
Selskapet Imatis AS har levert teknologien.
– Før hadde vi et lite oppdatert og dårlig journalsystem. Nå legges all informasjon inn i en digital arbeidsflate slik at alle til enhver tid kan vite hva som skjer i sanntid. Når vi får rundt 20-25 nye pasienter inn hver dag, og like mange skrives ut, kreves det god informasjon og effektive arbeidsverktøy, forteller Halvorsen.
Systemet er utviklet slik at informasjon knyttet til pasientforløpet er tilgjengelig for både leger, sykepleiere og hjelpepleiere på ulike arbeidsflater som mobiltelefon, iPad, PC’ og storskjermer. Dette gjelder også for servicefunksjoner som renhold og matbestilling som er eksterne leverandører av tjenestene.
Løsningen har ført til effektivisering av vaktskifter, morgenmøter, visitt og previsitt. Slik kan de ansatte konsentrere seg om viktige arbeidsoppgaver og god pasientsikkerhet.
– For oss er det viktig å kunne tilby en løsning som er tilstrekkelig fleksibel. Den kan benyttes av flere kunder både nasjonalt og internasjonalt fordi den kan tilpasses lokale oppsett og behov, sier Morten Andresen, daglig leder i Imatis.
– Forstå behovene til de ansatte
– Hva er viktig ved innføring av ny teknologi i helsesektoren?
– Det handler om å forstå behovene til de ansatte og se dette i sammenheng med behovet til pasientene. Mange tror jobben er gjort ved å bestille teknologien, men det kreves kontinuerlig innovasjon. Teknologien må jobbes med og tilpasses underveis, sier forsker Dag Ausen som har ledet SINTEFs arbeid med prosjektet.
Det helt spesielle med prosjektet er at de ansatte selv har vært involvert i å innføre den digitale teknologiløsningen. Prosjektleder Halvorsen, som selv er utdannet sykepleier, har ikke hørt at dette har skjedd tidligere i Norge.
– Det er vi brukerne som har designet systemet og utviklet det underveis. Med opplæring fra leverandøren har vi lært å konfigurere og lage app-løsninger; det er store resultater vi har fått til, sier Halvorsen stolt.
De ansatte klarte blant annet å finne en løsning på problemet med dårlig kommunikasjon med bydelene, basert på standarder for funksjonsvurdering av pasientens behov for omsorgstjenester etter utskrivelse. Det første året ble pasienter liggende utover tre døgn, og ikke uvanlig satt de ansatte flere timer i telefon med saksbehandlere i bydelene for å avklare oppfølging etter utskrivelse fra KAD.
– Gevinsten må jobbes fram
Ausen mener samarbeidet mellom forskning, kommunen og leverandøren av den tekniske løsningen har vært unik. Og at prosjektet viser verdien og kraften av å innføre digitale løsninger sammen med endring av organisasjon og arbeidsprosesser.
– Når en kjøper en IKT-løsning fører det ikke automatisk til bedre og mer effektive tjenester, gevinstene må jobbes fram. Det er opp til organisasjonen å ta i bruk verktøykassa teknologien tilbyr.
– Et så godt resultat som vi ser fra KAD i Oslo er heller ikke noe en kan forske seg fram til på forhånd. Det har vært et følgeprosjekt hvor vi har dokumentert behov for endringer og gjort tilpasninger underveis, fortsetter Ausen.
Rohde har også en annen forklaring på suksessen:
– Jeg har vært borti flere eksempler der tekniske systemer nærmest blir påtvunget de ansatte. Legene i SamKAD var ikke positive i begynnelsen før de forsto hvor tidsbesparende det var for dem. Dersom de tekniske løsningene oppfattes som et positivt bidrag i arbeidet så blir de brukt.
Før de tekniske og organisatoriske løsningene i SamKAD ble valgt, brukte et tverrfaglig forskerteam god tid på å kartlegge arbeidsflyt og flaskehalser samt behovene. Etter et års drift ble det gjort en evaluering med ikke alt for oppløftende resultater. Det ble blant annet registrert svikt i arbeidsrutiner og kommunikasjon og høyt stressnivå hos helsepersonellet og store utfordringer tilknyttet samhandling. Utfordringen for KAD var rask vekst i antall sengeplasser, fra 20 til 72. Det var vanskelig å få en god oversikt over pasienter inn og ut, hvor de var til enhver tid og hvilken behandling og pleie det var behov for siden pasientene skulle være der svært kort tid. Dette ble raskt forbedret blant annet ved innføringen av en døgnrytmeplan som sikret at alle oppgaver ble identifisert på tid, ansvar og oppgavenivå basert for en 24-timers periode. Det bidro til forutsigbarhet og struktur. Fra startproblemer til døgnrytmeplan:
– Tidligere var det et problem at noen sykepleiere fikk pasienter som krevde mye oppfølging, mens andre fikk pasienter som ikke krevde like mye. Med en slik plan har vi klart å fordele arbeidsbelastningen jevnere blant sykepleierne, forteller Halvorsen.
