Tegning av mann som prøver å stappe masse konvolutter inn i PC-skjerm
"Overalt bruker ansatte langt mer tid enn før på å dokumentere og rapportere. Men mye tyder på at virksomheter flest ikke tar seg tid til å høste de tiltenkte læringsgevinstene av all informasjonen som samles inn", skriver artikkelforfatterne. Illustrasjon: SINTEF / Løvens

Er hyperbyråkratiet verdt prisen?

Kronikk publisert 24.02.15

Alt telles, måles og rapporteres i arbeidslivet. Målt i tid og krefter koster dette mye – og trolig mer enn det smaker.

Eivind Tesaker har nylig utgitt boka «Departementet – opptegnelser fra et byråkratkontor». Han mener statsadministrasjonen bør ta et oppgjør med økt byråkratisering, vekst, ineffektivitet og framveksten av en fryktkultur der ansatte ikke tør stille spørsmål ved gjeldende rutiner. Som arbeidslivsforskere ser vi tilsvarende trekk også i privat sektor.

Overalt bruker ansatte langt mer tid enn før på å dokumentere og rapportere. Men mye tyder på at virksomheter flest ikke tar seg tid til å høste de tiltenkte læringsgevinstene av all informasjonen som samles inn.

Lagring for enhver pris

Arbeidslivet har de siste 10-15 årene blitt et «hyperbyråkrati», en organisasjonspraksis med flere kjennetegn:

  • Alt skal telles, måles og rapporteres. Mål, tiltak, risikostyring og avviksrapporter skal utarbeides og lagres, uavhengig av nytteverdi og pris. Dokumentasjon forebygger juridiske problemer. Troen på gevinst i form av bedre kvalitetsstyring, arbeidsutførelse og læring er i tillegg utbredt.
  • Dokumentasjon krever elektronisk behandling. Men skreddersydde løsninger er dyrt. Derfor ender de fleste virksomheter opp med generelt utformede dataløsninger. Teknologien blir dermed lite brukervennlig og derfor ofte en tidstyv.
  • Dokumentasjonsbehovet har fått administrasjonen til å ese ut i mange virksomheter. Der den før bestod av noen få generalister som betjente kjernevirksomheten, finnes nå store avdelinger som HR, kvalitet, IKT og jus. Disse har et avgrenset saksansvar som inkluderer å lage sjekklister, dokumentasjonskrav og controller-funksjoner for organisasjonen. Det får dokumenteringsmølla til å kverne videre.
  • Mens byråkrati før var begrenset til kontor, derav ordet byråkrati, utsettes alle typer stillinger for hyperbyråkratiet.

Ekstraarbeid og ny type stress

Byråkrati gjør prosesser åpne og etterprøvbare og skal garantere lik behandling. Men dokumenteringsarbeidet har i dag fått et volum som gjør det naturlig å spørre om gevinstene står i stil med kostnadene.

Mye av kostnadene bæres av den ansatte, i form av ekstraarbeid og en ny type stress. Mange ledere og arbeidstakere opplever at de ikke får tid nok til å løse oppgavene de er satt til. For i tillegg til «jobben» må de mate datasystemer med informasjon som skal forbedre produksjonen eller gi mer korrekt dokumentasjon. Ofte fortelles de at dette arbeidet ikke tar tid, fordi det skal forbedre og forenkle arbeidet de gjør. Men ingen får en time til dokumentering i uka.

Dette gir belastninger som stressforskere sammenlikner med å bli krenket. Hyperbyråkrati skaper vilkår som får ansatte til å føle at de ikke får utført det egentlige arbeidet godt nok. «Krenkelsene» knytter seg til flere forhold: oppgaver som medfører bruk av dårlige IT-systemer, forstyrrelser og urimelige dokumentasjonskrav.

Boresjefer blir «sekretærer»

Selv har vi påvist hva rapporteringspress medfører under oljeboring. Helt uventet fant vi at selskap i Nordsjøen ikke holder høyere HMS-standard enn selskap i Sørøst-Asia. En viktig årsak er at plattformsjefene på norsk sokkel i langt større grad enn tidligere er bundet opp i rapporteringsarbeid. Derfor har de mindre tid enn før til å rettlede det praktiske borearbeidet. Som en plattformsjef sa til oss i et intervju: «Jeg er nok den best betalte sekretæren her ute».

Et hovedargument for dokumentasjonskrav, har vært at rapportering gjør det lettere for virksomheter å lære av erfaringer. Vi har imidlertid aldri funnet tydelige eksempler på at dokumentasjon blir brukt til læring. De ansatte beklager seg i stedet over det motsatte. Når vi intervjuer arbeidstakere, hører vi ofte utsagn som at «rapporter blir sendt til jorda kabler». Mange ansatte opplever i tillegg rapporteringssystemene som mangelfulle, irrelevante og vanskelig å bruke.

Spørsmål om data kan brukes av tredjepart for læring, er mer åpent. Vi vet for eksempel at data om hvordan sykehustjenester er blitt levert, eller politietterforskninger gjennomført, har blitt brukt til å avdekke feil og mangler. Men vi vet ikke om det deretter skjer noen læring og utvikling i organisasjonene.

Skal dokumentasjon gi læring, må rapporter og data analyseres. Virksomheter må gi tilbakemelding på rapportene til avsenderne. Ledelsen må ta opp problematiske forhold og diskutere løsninger. Vår erfaring er at dette sjelden skjer. Derfor er det grunn til å spørre om hyperbyråkratiet er verdt prisen.

Artikkelen sto første gang i Dagens Næringsliv, 24. februar 2015