Foto: Roar Øhlander

Fra Scheherezades divan

De store rapportenes tid er forbi. Nå skal vi lære av de små historiene.

«Innkallingen kom som vanlig ubeleilig – jeg hadde mine egne saker å følge opp. Men når Teamleder Ressurs sender ut oppdragsvarsel, vekkes alltid nysgjerrigheten. Kunne dette bli nok et halsbrekkende eventyr for Ligaen? Primærbriefingen var kort. Klassifisering Top Secret, med den amerikanske presidenten som oppdragsgiver. Vi hadde mottatt en anbuds-forespørsel om et spesialfly. Kravene var utfordrende nok til at dette burde bli spennende – men kunne vi levere det rette tilbudet?

Dette kunne sikkert vært begynnelsen på en tenårings parodi på en superhelttegneserie. Men det er det ikke. Historien er skrevet i fullt alvor av voksne teknologer i datafirmaet Computas, og den handler om prosessene som skjer når firmaet skal lage et tilbud til et prosjekt.

Gjør løsninger mer synlig

– Mye av kunnskapen i Computas er kompleks, og vanskelig å formidle videre. Det kan være kunnskap om kunderelasjoner, forholdet mellom de ansatte, forhandlingsprosesser og prosjektgjennomføring.

Denne typen kunnskap egner seg til å lage kunnskapshistorier om. Egenskapen til disse historiene er at de ikke har et klart svar på et spørsmål, men reiser en problemstilling som trigger refleksjon og diskusjon. Kunnskapshistoriene gjør løsninger mer synlig, sier Åsmund Mæhle i Computas.

Hos Computas har de ansatte opplevd hvordan kunnskapshistoriene kan fungere i praksis. For en stund siden var et prosjekt i ferd med å gå i stå: Kundeteamet og teamet fra Computas kommuniserte stadig dårligere, og de mørke skyene gjorde det vanskelig å finne en vei ut. Begge teamene ble derfor sendt på tur, for å snakke sammen og finne en løsning. I førstehjelpspakken lå blant annet en historie.

Fortellingen som ble brukt i møtet, handlet om et lignende tilfelle, der et prosjekt gikk trått. En av erfaringene som ble formidlet via fortellingen, var at dette er ganske vanlig i denne fasen av et prosjekt.

– Historien var et viktig virkemiddel for å få begge partene til å få øye på en vei ut av gjørma. Den var laget som en powerpointpresentasjon, og da vi viste «filmen» til kundens teamleder før møtet, sa han/hun: «Dette er akkurat slik vi opplever det!», sier Åsmund Mæhle.

«På et første møte med ligamedlemmene kunne vi konstatere at utgangspunktet var godt. Vi hadde fra før en løsning som liknet det presidenten var ute etter – laget av vårt tekniske vidunder, Beetle.

Fra Scheherezades divan2Fokus på problem, ikke person

Tanken om å bruke fortellinger til å formidle kunnskap, kom til Computas via SINTEF som har jobbet sammen med firmaet i utviklingen av en ny type kunnskaps-database. Forsker Theo Barth forteller:

– Metodene vi bruker til å formidle kunnskap via historier, er en modifisering og videreutvikling av en metode som er utviklet av David Snowden ved IBM. I en lærende organisasjon, der mye av arbeidet foregår i prosjekter i felten, er det viktig at bedriften hele tida lærer noe av prosjektene sine. Vi prøver å legge forholdene til rette for kommunikasjon ved å bruke reelle anekdoter, og ikle dem fiksjonens skikkelse. Et viktig poeng er at det fokuseres på problemene i historiene, og ikke på involverte personer. Slik blir det lettere å se på det som har skjedd, på avstand. Når fortellinger brukes på denne måten, blir de et kraftig verktøy, og problemene kan bli ressurser for firmaet.

Sanne historier

Fra før av har Computas en rutinehåndbok for prosjektgjennomføring. Åsmund Mæhle mener at den knapt nok blir brukt.

– Hvis det for eksempel står på ei sjekkliste at «det er viktig å sette av god tid til testing», vil nok de fleste trekke på skuldrene og si «javel». Som et rent faktum er denne opplysningen både tørr og innlysende. Enhver skjønner at dette er fornuftig.

En sann historie om et prosjekt der man fikk knapp tid til testing, som sier noe om grunnene til at det ble slik og om konsekvensene dette ga, vil derimot være mye mer potent. Den gjør at man tenker mer rundt problemstillingen. Det ligger mye mellom linjene, og det er det leseren eller lytteren selv som må finne ut av.

«Oppfatningene var omtrent like mange som de tilstedeværende Ligamedlemmer. Teamleder Strategi kuttet av diskusjonen. «Du foretar en utredning, og leverer innstilling om materialvalg innen fem dager,» sa han og pekte på Booster Gold.

Mange bruksområder

Kunnskapsfortellingene kan ha flere bruksområder:

* De kan brukes overfor nye medarbeidere i en bedrift. En bedrift har gjerne sin egen historie å fortelle, om hvordan den oppfatter seg selv og vil bli oppfattet av omverdenen. Gjennom historiene blir denne kunnskapen gjort levende, og en nyansatt opplever derfor større nærhet til budskapet enn hvis en fadder holder et slideshow der han eller hun sier «slik er vi, og sånn vil vi bli».

* Fortellinger kan brukes som en del av metodekurs, der de ansatte lærer om forskjellige typer prosjekter. Tegneserie-fortellingen på disse sidene egner seg for eksempel til å vise noen om gangen i en tilbudsprosess, og hvilke problemer et tilbuds-team kan støte på.

* I stedet for å skrive rapporter om prosjekter etter at de er avsluttet, kan også kunnskapshistorier være et alternativ. Historien om prosjektet – problemene og løsningene – kan være lettere å formidle og lettere å absorbere enn en rapport.

*Historier kan også brukes overfor kundene, for at de bedre skal forstå hvordan bedriften jobber med prosjektene sine.

*Ved å se på forskjellen mellom historiene til to parter i en konflikt, får man større innsikt i hvor problemet egentlig ligger. Det blir også lettere å se saken med motpartens perspektiv.

Verktøy for bevisstgjøring

– Akkurat nå jobber vi med å fange opp historier fra mellomlederne i Computas. Vi bruker selve historiefortellingen som et verktøy for å bevisstgjøre de som forteller dem. Samtidig får vi samlet inn historier til senere bruk. Ved hjelp av disse historiene har vi også avdekket uoverensstemmelser mellom de forskjellige ledernes oppfatning av virkeligheten. Ved å spille alternative historier tilbake kan man oppklare misforståelser, sier Åsmund Mæhle.

«For å sikre at vi hadde nødvendig informasjon, måtte noen finne ut av egenskapene til andre fly. Andre ligaer måtte frittes ut om pris, spesifikasjoner og relevante detaljer – selvfølgelig på en diskret måte som ikke skapte mistanke. Det naturlige valg for en slik oppgave var J’onn ‘J’onzz – mannen fra Mars.

Satt i system

Hos Computas er historiefortellingen satt i system: På selskapets internnett finnes Scheherezades divan, der alle historiene de ansatte har laget, er samlet. Scheherezade er navnet til fortelleren i 1001 natt, som reddet livet ved å underholde kalifen sin gjennom – selvfølgelig – tusen og én natt. Historiene ligger tilgjengelige på divanen i form av historier som ren tekst, illustrasjoner, animasjoner, eller som videointervjuer.

Fra Scheherezades divan3– Vi legger stor vekt på bruk av multimedier når de ansatte skal lage og oppleve kunnskapshistorier. Det blir lettere for hver enkelt å formidle det man selv vil, når en står fritt i valg av medium, sier Åsmund Mæhle. Så viser han fram en dramatisk stridsfortelling som ligger på nettet, skrevet av «den mest hardbarkede teknikeren i Computas».

Fortellingen handler om problemer et ingeniørteam møtte i kampen for å ferdigstille et dataprogram i rett tid, og den henter sine metaforer fra krigslitteraturen.

– Etter at vi kom i gang med dette, har historieformen blitt en legitim måte å formidle erfaringer og kunnskap på. Denne erfaringen – som er presentert som en glimrende historie – hadde aldri blitt brakt videre hvis vi ikke hadde satset så mye på å formidle kunnskap på denne måten, sier Mæhle.

«Batman, som skulle lede oppdraget, hadde ikke deltatt på det innledende møtet (han måtte først avslutte en annen sak). Da han endelig dukket opp, var han langt fra sikker på om dette var en passende oppgave for Ligaen. Han kalte derfor inn til et nytt møte for å ta en endelig beslutning.

Historiefortellings-seminar

Åsmund Mæhle tror ikke folk begynner å lage historier av seg selv. Eller at de ansatte uoppfordret begynner å fråtse i historiene som blir lagt ut på nettet. For å sparke i gang snøballen, arrangerte Computas et historiefortellings-seminar for de ansatte i mars i år. Under denne fjellturen ble dagen brukt til å fortelle historier. De ansatte ble delt i grupper, og ble gitt noen hint om hva som kunne være tema for fortellingene; for eksempel «prosjekter som gikk skeis» eller «kundeforhold som forandret seg i løpet av en prosess».

– Etter lunsj ble gruppene bedt om å plukke ut en historie de ville jobbe videre med, og de fikk beskjed om å presentere den som video, rollespill, tegneserie, eller et annet medium. Det var veldig viktig at det ble laget noe håndfast, det holder ikke for en gjeng med ingeniører å bare sitte og prate. De må lage noe. Hvis vi skal klare å få folk til å bruke historiene som blir lagt ut på Scheherezades divan, må fortellingene knyttes til aktiviteter. Når det skjer, blir de ansatte nysgjerrige på web’en, sier Mæhle.

Den gode historien

– Den vanskelige biten er å lage gode historier, sier Åsmund Mæhle. Derfor fikk Computas besøk av Emil Røyrvik og Theo Barth fra SINTEF under seminaret. I løpet av en kort dag i mars skulle de lære en gjeng med teknikere å fortelle den gode historien.

«Mannen fra Mars mente vi burde sende inn tilbud, på tross av sterk konkurranse. Batman, derimot, var slett ikke overbevist. Situasjonen krevde et kompromiss. «Kan vi ikke tenke på det over helgen», sa Teamleder Leveranse. «Jeg føler meg ganske sikker på at dette er en passende utfordring for oss».

– En ledetråd for oss på SINTEF er at historiene må engasjere. Det var derfor vi begynte å interessere oss for historier som kunnskapsformidler. Vi trenger mer engasjerende måter å formidle kunnskap enn de tradisjonelle måtene å pushe kunnskap på, som rapporter og sjekklister, sier Røyrvik.

«Ved hjelp av disse historiene har

vi også avdekket uoverensstemmelser

mellom de forskjellige ledernes oppfatning av virkeligheten»

(Åsmund Mæhle, Computas)

Han har en del tips til historiefortellere i startgropa: Historiene må handle om folk, folkene må gjøre noe aktivt, og aktiviteten må ha et formål. Hvis du skal lage en historie, må du ta tak i det som gjorde deg nysgjerrig. Sjansen er stor for at det du synes er spennende, også fenger andre.

– Det er viktig å unngå flinkismen som vi kjenner fra rapporter. Den viktige lærdommen i en historie skal skinne gjennom historien, mellom linjene. En god historie blir ødelagt hvis det står at «det er viktig å øke kundetilfredsheten», sier Røyrvik. Han legger vekt på at historiene må være subjektive – ikke formelle, objektive og saklige.

– Følelser blir engasjert av det subjektive. Dessuten har historiene en demokratisk tone i historiene, ikke en ufeilbarlig «voice of God» som du ofte føler at rapporter og sjekklister kan ha. Dette gjør at det er mye større potensial for at historiene blir spredd, enn at innholdet i en rapport blir det, sier Emil Røyrvik.

Fiffig trend?

Men historier har vi da hørt før? Hvorfor har det plutselig blitt så spennende å bruke dem for å formidle kunnskap? Er dette bare en ny, fiffig trend, eller har verden virkelig forandret seg på en slik måte at vi trenger dette verktøyet?

– I tradisjonell produksjon står folk gjerne og arbeider sammen, de møtes hver dag, og det er kontinuitet.

I kunnskapsbedriftene har de ikke de dingsene å samle seg rundt og snakke om. Derfor vil vi gjøre folk i kunnskapsbedriftene mer bevisst på den naturlige måten å formidle kunnskap på – å fortelle historier. Vi prøver å raffinere denne metoden, slik at flere drar nytte av sine og andres fortellerevner, sier Emil Røyrvik.

«Tilbudet ble levert innen fristen. Vi har designet et superfly som ingen skal kunne matche. Og vel så viktig, vi har vist hvor morsomt og fruktbart utfordrende samarbeid kan være. Nok en gang et eksempel på hvordan ingenting – og da mener jeg ingenting – er utenfor rekkevidde for de samlede kreftene til The Justice League Of Computas!»