Hvordan bli lykkelig i åpent kontorlandskap?

Det kan virke som om det er ordtaket «det er ikke hvordan man har det, men hvordan man tar det» som gjelder også her. Ifølge NTNU-forsker Mari Skogland handler suksessfaktoren i stor grad om hvordan vi som arbeidstakere forholder oss til endring, involveres, og ikke minst om organisasjonens endringskapasitet.

I det moderne kontorlandskapet, det såkalte aktivitetsbaserte kontoret, har ingen fast plass. Vi skal heller velge oss kontorplass etter hvilke arbeidsoppgaver vi til enhver tid skal utføre.

Mari Skogland argumenterer for at overgangen til aktivitetsbasert arbeid ikke handler om kontorløsninger, men om å utvikle nye måter å jobbe på, å endre på gamle vaner og tankesett.

Hvorfor motstand?

Skogland har bakgrunn som interiørarkitekt og konsulent. Hun avla nylig sin doktorgradsavhandling ved Institutt for arkitektur og planlegging ved NTNU, om arbeidsplasskonsepter som strategisk verktøy for å skape organisasjonsendring. Hun kaller konseptet aktivitetsbasert kontor, det vil si løsninger som bygger på at de ansatte velger plass etter behov.

Mari Skogland. Foto: Ole Tolstad, NTNU VIS MER

– Som interiørarkitekt har jeg jobbet med å implementere nye arbeidsplasskonsepter, med brukermedvirkning, og holdt workshops. Men tross identiske fysiske løsninger og like arbeidsmåter, så oppleves det aktivitetsbaserte kontoret svært så forskjellig arbeidstakere imellom. Da er det ikke sikkert at det handler om løsningen i seg selv, men om noe annet som ligger bak, og som påvirker ansattes opplevelse.

– Dette interesserer meg veldig. Hvorfor er det slik motstand mot endring av fysisk arbeidssted? Hvorfor utløser dette så mye følelser, og ikke minst hvordan løse dette slik at man kan akseptere situasjonen, trives og utvikle nye arbeidsmåter.

Opplæring i ny løsning er viktig

– Det er ingen tvil om at dette er utfordrende, og at det stiller store krav til organisasjonens strategi rundt en omlegging. Hovedkonklusjonen fra studien er at det er måten prosessen rundt overgangen til det nye foregår på, som er avgjørende for et godt resultat. God kommunikasjon, medbestemmelse og brukermedvirkning både i forkant, undervegs og i ettertid som en repeterende prosess, har vært avgjørende, påpeker Skogland.

Hun understreker også at ansatte må få opplæring i hvordan de skal bruke det nye kontoret, og at overgangen fra det gamle til det nye må gjennomføres på en smart og smidig måte. Organisasjonen må ha en god plan for hva som skal skje etter at den nye løsningen er tatt i bruk.

Saken fortsetter under bildet.

Et viktig funn fra doktorgradsarbeidet til Mari Skogland er at det er de ansatte som aktivt velger å jobbe ved de ulike arbeidsplassene utfra av hvilke oppgaver som skal løses, som trives best. Illfoto: Shutterstock VIS MER

Men her er det ikke envegskjøring. Krav og forventninger stilles begge veier når nye arbeidsplasserskal erstatte gamle.

Krever større ansvar fra hver enkelt

Et viktig funn fra doktorgradsarbeidet hennes er at det er de ansatte som aktivt velger å jobbe ved de ulike arbeidsplassene utfra av hvilke oppgaver som skal løses, som trives best. De som benytter seg av mulighetene som finnes på kontoret, vil lykkes bedre med overgangen til nytt kontorlandskap. Det viser seg også at de trives bedre i den aktivitetsbaserte kontorløsningen enn i cellekontor eller åpent landskap med fast plass. I de avdelinger hvor free-seating og clean desk fungerer godt, har denne nye måten å jobbe på også bidratt til å utvikle en ny og mer samarbeidsrettet kultur.

– Aktivitetsbasert kontor krever at individet tar større ansvar for hvor han eller hun til enhver tid trenger å være, avhengig av hvilke arbeidsoppgaver som skal løses. Vi må lære oss å utnytte ressursene som finnes på arbeidsplassen. Da er det ikke så viktig hvor vi sitter, men at vi sitter på riktig sted i forhold til den aktuelle arbeidsoppgaven, mener Skogland.

Velge plass etter oppgaven

Det handler altså om bevisstgjøring om at ikke ett sted kan tilfredsstille alle behov gjennom en arbeidsuke. Plassering må velges etter hvilken oppgave som skal utføres og hvilken personlighet vi er.

Skogland utdyper videre:

– Men det innebærer ikke at vi må forflytte oss hele tiden. Den som trenger konsentrasjon og ro bør aktivt velge en stille-sone som sin hjemmebase. Andre som liker å jobbe tett på kolleger velger kontorplass deretter. Slik kan den ansatte velge selv hva han eller hun trenger.

Kan få konsentrert seg likevel

Vi kjenner alle på frykten for det ukjente. «Slik gjør vi det her» og vanens varme komfort skaper trygghet og ro i tilværelsen. Mange av oss mener at fleksible kontormiljøer kun passer for spesifikke yrkesgrupper, arbeidsmåter og arbeidsoppgaver. At aktivitetsbaserte kontorlandskap umulig lar seg gjennomføre for andre yrkesgrupper.

Saken fortsetter under bildet.

En aktivitetsbasert kontorløsning har også stille soner hvor man kan få konsentrasjon når det trengs. Illfoto: Shutterstock VIS MER

Det er spesielt yrkesgrupper som verdsetter konsentrasjonsarbeid høyt, som er kritiske til slike løsninger.

– Men det er lite som indikerer at konsentrasjonsarbeid blir hemmet i aktivitetsbaserte løsninger. Studiene mine viser faktisk det motsatte: At de som aktivt benytter seg av de stille plassene i kontoret opplever økt kvalitet i konsentrasjonsarbeidet, opplyser Skogland.

Må slippe pulten

Men noen synes det er vanskelig å bryte med den tradisjonelle forventningen om cellekontor. Ved å innføre ny og åpen kontorløsning blir våre vaner og vår historie utfordret. Den som ikke klarer å fri seg fra tanken om egen pult, vil få det vanskelig med å trives på jobb.

Statusen et eget kontor fører med seg, kan også være et hinder for endring.

– De fleste har i dag en arbeidshverdag med høy mobilitet. Vi jobber i team, flekser, løper på møter og er i varierende grad autonome med økt kontroll over egen arbeidssituasjon. Dette må arbeidsplassen gjenspeile, sier forskeren.

Få fram gråskalaen

Det er SR-bank i Stavanger, Deliotte og Gjensidige i Oslo som har vært forskningsobjekter for Skoglands doktorgrad. Disse bedriftene innførte aktivitetsbaserte kontorløsninger på omtrent samme tidspunkt. Skogland har fått tilgang til bedriftenes egne kvantitative målinger for trivsel og holdninger til den nye arbeidsplassen.

I tillegg har hun selv benyttet seg av kvalitativ intervjumetode og gjort observasjonsstudier.Triangulering kalles det når man benytter ulike metoder for å studere et fenomen, slik Skogland har gjort. Dette kan bidra til at forskeren kan komme fram til bedre og videre forståelse av fenomenet man forsker på.

– Jeg mener at vi trenger å se nyansene, og at disse må komme bedre fram i dagens debatt enn det de hittil har gjort. Frontene er for steile.Her må hele den enorme gråskalaen løftes fram i stedet. Vi må rette fokus mot hvilke kriterier som bør være til stedet for å lykkes med overgangen til nye kontorløsninger, understreker Skogland.

Vil ikke tilbake

Ifølge forskeren er det ikke alle som riktig forstår hva dette innebærer før de faktisk tar det i bruk:

– Men studiene mine viser klare tegn til at rundt 80 prosent av alle ansatte ikke ønsker å gå tilbake til fast plass. Friheten løsningene medfører, oppleves nå som viktigere enn det er å ha fast plass.

– Aktivitetsbaserte kontor har eksistert i over 20 år, og er altså ikke et nytt påfunn. Det nye er at dette er blitt mere vanlig, og at løsningene blir bedre. Dette kommer til å ta helt over ved de fleste arbeidsplasser om ikke lenge, rett og slett fordi det passer inn i et moderne arbeidsliv og -kultur. Om få år vil de færreste ta fast kontorplass eller eget kontor som en selvfølge, mener Skogland.